신임 비서실장이 “대통령께서 보고서를 보는데 너무 많은 시간을 쓰고 있다”며 “보고서 분량을 줄일 필요가 있다”고 언급했다고 한다(1월 23일자 청와대 브리핑). 보고서 작성자 입장에서는 내용의 충실성은 유지하면서 양은 줄여야 하므로 여간 힘든 주문이 아닐 것이다.

회사 생활 내내 보고서 등의 문서를 작성하는 것이 직장인들의 숙명일진데, 우리 변호사들에게 업무상 글쓰기(소장 또는 의견서가 아닌 글) 교육의 기회는 많지 않을 것이므로 이와 관련하여 종종 언급되는 간단한 팁들을 공유하고자 한다.

1. 목적 리마인드

보고서를 작성하는 목적은 대략 ①의사결정 받기 ②문제 해결 ③업무상 의사소통 정도로 정리할 수 있을 것이다. 보고서 작성 중 무언가 막힌다는 느낌이 들 경우 위 목적들을 상기해보고 이와 관련하여 부족한 부분을 찾아 집중해보면 도움이 될 것이다.

2. 전략적 제목 선택

내용을 익히 아는 작성자의 입장과는 달리 보고받는 사람 입장에서는 제목이 바로 그 문서의 첫 인상이고, 내용을 읽는 동안 지속적으로 영향을 끼치는 배경지식이 된다. 취재국이라는 말은 없어도(기사 제목을 정하는 역할을 하는 편집기자들이 근무하는) 편집국은 있다는 점도 같은 맥락일 것이다.

3. 짧게 쓰기

최근 들어서는 대부분의 회사들이 한장짜리 보고서(One Page Report)나 제안서(One Page Proposal)를 요구한다.

핵심만 명확히 전달하라는 의미일 것이고, 이는 조직의 가장 큰 자산인 의사 결정권자의 시간을 아낄 수 있다는 면에서 꽤나 중요하다. 논리 구조상 필수적이지 않은 부분은 과감히 삭제하고, 중복되거나 모호한 표현은 간단히 정리함으로써 명쾌하고 간결한 글이 되도록 노력해야 한다.

4. 벤치 마킹

업무상 글쓰기는 문학 작품 같은 예술적 창작활동과는 성격이 또 다르다. 잘 작성된 보고서를 많이 구해서 읽어보고, 글을 작성할 때 필요한 노하우나 기술 등을 벤치마킹하는 것도 도움이 될 것이다.

/류윤교 변호사(서울회·현대모비스)